PRIVACY POLICY 個人情報保護方針

プライバシーポリシー

2000年5月初版制定
2016年5月20日改版

株式会社メールハウス(以下当社)は、個人情報取扱事業者として個人情報保護の原則を遵守し、個人情報保護マネジメントシステムを作成して個人情報の管理に努めます。


・当社は、物流サービス、ダイレクトメール発送サービス、情報サービスなどの情報処理サービスを行なうために、委託された個人情報を取り扱います。

・お客様からのお問合せ、お見積依頼、その他の取引などで、ご本人から個人情報を取得する場合は、利用目的、苦情・相談窓口をお知らせした上で、必要な範囲で個人情報を取得させていただきます。

・個人情報は利用目的の範囲内で利用し、目的外利用をしない措置を講じるとともに、個人情報を保管するための社内規定に従って管理し、特段の事情がない限り、ご本人の承諾なしに第三者への開示、提供はいたしません。

・個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報の漏えい、滅失またはき損に対しての予防処置、是正処置を講じています。

・個人情報の処理を外部へ委託する場合には、委託前に個人情報保護のための環境が整っているかなどの調査を行ない、個人情報保護の取扱いに関する契約を交わし、適切な管理を実施しています。

・委託された個人情報は、厳正なる管理のもと、契約の範囲内で利用します。

・個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針、その他の規範を遵守するとともに、個人情報保護マネジメントシステムの維持、継続的改善に努めます。

・個人情報の取扱いについての苦情および相談の対応に関する内部規程を定め、適切に対応いたします。


株式会社メールハウス 個人情報保護相談窓口
住所:埼玉県川越市問屋町3-7
電話:049-229-1000

株式会社メールハウス
代表取締役 日比谷 すみれ

<当社にて個人情報を取得、利用する場合の通知項目>


a.事業者の氏名または名称
株式会社メールハウス


b.個人情報保護管理者の氏名または職名、所属および連絡先
株式会社メールハウス
プライバシーマーク事務局 個人情報保護管理責任者(コンプライアンス部 部長)
埼玉県川越市問屋町3-7
049-229-1000


c.利用目的

●3.4.2.4以外の方法によって取得した個人情報について

・業務委託契約締結済の取引先から受注した情報処理サービス業務の目的を達成するため

・防犯カメラで記録された映像により、事故などの発生原因分析および再発防止を図るため


●開示対象個人情報について

・従業員の労務管理のため

・面接など採用試験の結果を連絡するため

・お客様からの見積依頼や資料請求などに対応するため

・障碍者手帳のコピーを取得する場合は、労務管理および雇用統計状況を厚生労働省へ報告するため(個人名は含まず)


d.個人情報を第三者に提供することが予定されている場合の事項

当社は、ご本人から取得した個人情報を適切に管理し、次の場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ないで第三者に提供することはありません。

・法令に基づく場合

・人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって本人の同意を得ることが困難であるとき。

・国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。


e.個人情報の取り扱いの委託に関する契約がある場合には、その旨

当社では、業務を円滑に遂行させるために、委託先に業務の一部を委託して必要な範囲内で個人情報を預託する場合があります。この場合、当社が定めた業務委託先の選定基準を満たし、個人情報保護のための環境が整っているかなど評価を行ない、委託先と認定した場合は個人情報の取扱いなどの個人情報保護に関する契約を締結し、適切な管理、監督を行ないます。


f.開示対象個人情報の利用目的の通知、開示、訂正、追加または削除、利用または提供の拒否権など、その求めに応じる旨および問合せ窓口

別紙「開示等の申込み手続きについて」を参照


g.本人が個人情報を与えることの任意性および当該情報を与えなかった場合に本人に生じる結果

すべての項目に必ずしもご入力いただく必要はありませんが、特定の項目にご入力いただけない場合は、資料請求やお問い合せの回答、お見積書送付などができないことがあります。


h.本人が容易に確認できない方法によって個人情報を取得する場合には、その旨

当社のWEBサイトでは、クッキー(Cookie)を使用しております。クッキーは、当社のホームページをご覧になっている方が同一人物であるかどうかの確認のみに使用しております。






<開示等の申込み手続きについて>


●開示等の申込み手続き

当社では、JIS Q15001:2006 3.4.4.2項(開示等の求めに応じる手続)および個人情報保護法第29条(開示等の求めに応じる手続)に基づき、下記に定める手続きによりご本人またはその代理人からの開示、訂正、利用停止などの申込みに対応させていただきます。


(1)開示等の申込み先

開示等の申込みは、申請書、必須書類、手数料を同封の上、下記宛に書留郵便にてご送付をお願いいたします。

〒350-0856 埼玉県川越市問屋町3-7

株式会社メールハウス

個人情報保護相談窓口 開示等請求係

※なお、書留郵便に要する費用は、恐れ入りますが請求者ご負担でお願いします。


(2)開示等の申込みに際して提出する書面

開示等の申込みを行なう場合は、当社所定の申請書を当社個人情報保護相談窓口までご請求ください。

1.当社所定の申請書

2.ご本人であることを証明する公的証明書の写し(有効期間内のものに限る)

運転免許証、健康保険証、パスポートなどの公的証明書のコピー 1通

※本籍地が載っている場合は機微情報にあたるため、都道府県名のみ残し、それ以降は黒く塗りつぶしてください。


(3)開示等の申込みを代理人が行なう場合

法定代理人により開示等の申込みをする場合は、法定代理人自身の「ご本人であることを証明する公的証明書の写し」に加え、法定代理人としての資格を有することを証明する書類の写しを提出してください。

1.親権者

・本人との関係が証明できる戸籍謄本、または住民票(有効期間内のものに限る)1通


2.未成年後見人

・本人との関係が証明できる戸籍謄本、または裁判所の選定決定書の写し(発行日から3ヶ月以内)、または後見登記の登記事項証明書 1通


3.成年後見人

・裁判所の選定決定書の写し(発行日から3ヶ月以内)、または後見登記の登記事項証明書 1通


4.任意代理人

・ご本人直筆および実印押印による委任状 1通

・ご本人様の印鑑登録証明書(発行日から3ヶ月以内) 1通


(4)開示等の申込み手数料

開示等の申込みで、利用目的の通知または開示の請求を行なう場合、1回の申請ごとに500円(税込)の手数料を申し受けます(訂正、追加、削除、利用停止、消去、第3者提供の停止の請求または在職中の従業者による開示等の請求については無料)。

郵便局で発行されている定額小為替証書「定額」で額面500円の証書をご購入いただき、申請書類に同封してください。ご購入の際には、額面金額とは別に郵便局所定の手数料がかかります(請求者ご負担)。申込み手数料が不足していた場合、または500円の定額小為替証書が同封されていなかった場合は、開示等の申込みに応じる事はできませんので、ご注意ください。


(5)開示等の申込みに対する回答方法

申請者の申請書に記載されている住所宛に書面によりご回答申し上げます。ただし、次に定める事項に該当する場合は情報を開示いたしません。
開示しない場合は、その旨、理由を付記してご通知申し上げます。また、開示できない場合についても手数料の返還はできかねますので、ご容赦ください。

・申請書に記載されているご本人の住所や氏名など、ご本人確認のための書類に記載されている情報が、当社が保有する情報と一致せず、ご本人確認ができない場合

・申請書類に不備があった場合

・開示等の申込みの対象が当社の保有個人データに該当しない場合

・代理人による開示等の申込みに際して、代理権が確認できない場合

・ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利害を害する恐れがある場合

・当社の業務遂行に著しい支障を及ぼす恐れがあるとき

・他の法令に違反する事となる場合


(6)開示等の申込みに伴い取得した個人情報の利用目的

開示等の申込みに伴い取得した個人情報は、開示等の申込みに必要な範囲でのみ取り扱うものとします。提出していただいた申請書類などは、開示等の申込みに対する回答が終了後から2年間保存し、その後は機密抹消処理させていただきます。






●個人情報に関するお問い合わせ窓口
株式会社メールハウス 個人情報保護相談窓口
〒350-0856 埼玉県川越市問屋町3-7
TEL 049-229-1000(月曜日から金曜日の10時から17時まで。祝祭日を除く)

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